چرا استفاده از برنامه حضور و غیاب در هر سازمانی ضروری است؟

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و افزایش بهره‌وری

برنامه حضور غیاب برای نظارت بر زمان ورود، حضور و خروج کارکنان از مجموعه استفاده می‌شود. سیستم حضور غیاب تحت وب نانوواچ برای ایجاد گزارش کاملی از زمان شروع و پایان هر روز کاری و همچنین محاسبه روزهای مرخصی و زمان‌های استراحت طراحی شده است. کارفرمایان همچنین از برنامه حضور غیاب برای ثبت روزهایی که یک کارمند به هر دلیلی در محل کار خود حاضر نمی‌شود طراحی شده‌اند (مثل روزهای مرخصی و یا غیبت).

سپس از این داده‌ها برای محاسبه حقوق و دستمزد و مدیریت غیبت و اضافه‌کاری استفاده می‌کنند. استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می‌تواند به آن‌ها در کاهش غیبت کارکنان، افزایش بهره‌وری و اطمینان از رعایت کلیه تعهدات قانونی کمک کند.

چرا استفاده از برنامه حضور غیاب اهمیت دارد؟

در گذشته، تایم ورود و خروج کارمندان و محاسبه ساعات کاری آن‌ها توسط بخش منابع انسانی یک شرکت انجام می‌شد. البته هنوز هم هستند شرکت‌هایی که به دلیل کم‌بودن تعداد نیروهایشان، این کار را به‌صورت دستی انجام می‌دهند. اما از سوی دیگر، بخش عمده کسب‌و‌کارها دستگاه‌های کنترل حضور و غیاب را در ورودی درب شرکت یا کارخانه خود نصب کرده‌اند تا تیم حسابداری و مدیریت منابع انسانی در پایان ماه، بتوانند محاسبه حقوق و مزایا را به دقت انجام دهند.

اما با طراحی بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب که نانوواچ نام دارد، دیگر نیازی به دستگاه‌های کنترل حضور و غیاب هم نیست. چرا‌ که کل سیستم حضور غیاب تحت وب و اپلیکیشن است و ساعات کاری شما در هر روز، توسط همین نرم‌افزار محاسبه می‌شود. می‌پرسید چگونه؟ این کاری است که از عهده برنامه‌نویسان یک شرکت برمی‌آید. محدوده، مساحت و مرزهای شرکت شما برای برنامه حضور غیاب مشخص شده است و به محض ورود یا خروج شما به محیط شرکت، به طور خودکار تایم ورود و خروج شما ثبت می‌شود.

بنابراین اگر در اواسط روز هم شرکت را بدون هماهنگی با نیروی مافوق خود ترک کنید، برای شما خروج خورده و در سیستم غیبت محسوب می‌شود. که طبیعتا در پایان ماه مشمول جریمه خواهید شد و مبلغی از حقوق شما کسر می‌شود. مگر این‌که خروج شما در سیستم موجه شناخته شود که در آن صورت مشمول جریمه نخواهید شد. مثل ساعات یا روزهایی که در مرخصی هستید.

چرا از سیستم حضور و غیاب تحت وب استفاده می‌کنیم؟

همانطور که در بخش پیشین اشاره کردیم، سیستم‌های حضور و غیاب در گذشته به این صورت بود که کارمندان کارتی را با شناسه اختصاصی خود به دستگاه کنترل ورود و خروج وارد می‌کردند تا ساعات حضور آن‌ها در سیستم ثبت شود. سپس کارفرمایان از این کارت‌ها به‌عنوان جدول زمانی استفاده می‌کردند تا بدانند هر کارمند در هفته چند ساعت کار کرده است و چقدر باید به آن‌ها پرداخت کند. البته نحوه دیگری برای ثبت ورود و خروج در دستگاه‌های کنترل تردد وجود دارد که اثر انگشت هر شخص، شناسه او است و دیگر نیازی به کارت نیست.

این روزها اکثر شرکت‌ها از یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای کنترل خودکار حضور و غیاب برای نظارت و ثبت زمان کار کارکنانشان استفاده می‌کنند. این امر محاسبه ساعات کار را برای مدیریت بسیار آسان‌تر می‌کند و زمان را برای متخصصان منابع انسانی آزاد می‌کند تا بر روی موضوعات دیگر تمرکز کنند.

با محبوبیت روزافزون نرم‌افزارها که انعطاف‌پذیری بالایی را در انجام کارها فراهم می‌کنند، برای سازمان‌ها بیش از هر زمان دیگری مهم است که راه‌حلی قابل اعتماد پیدا کنند که سوابق دقیقی از ساعات کار کارکنان خود ایجاد و حفظ کند. برخی استفاده از سیستم‌های دستی مانند ذخیره‌سازی داده‌ها در فایل اکسل را انتخاب می‌کنند و برخی دیگر تصمیم می‌گیرند فرآیند را با سیستم حضور و غیاب تحت وب کنترل کنند. بسیار مهم است که بهترین روش را برای شرکت خود انتخاب کنید. اگر نتوانید سوابق دقیق را نگه دارید، می تواند پیامدهای قانونی مهمی داشته باشد، همچنین تأثیر منفی بر روی حضور و بهره‌وری کارکنان نیز دارد.

چرا استفاده از بهترین اپلیکیشن حضور و غیاب تا این حد مهم است؟

غیبت کارکنان اجتناب ناپذیر است. در برخی مواقع کارمندان باید برای مرخصی استعلاجی، سوگواری، مراقبت از کودک یا سایر موارد مرخصی سالانه بگیرند. به‌عنوان یک کارفرما، داشتن یک برنامه حضور و غیاب قابل اعتماد برای پیگیری ساعات کاری هر یک از کارکنان بسیار مهم است.

اول و مهمتر از همه، کنترل زمان حضور برای اطمینان از انطباق با قانون مقررات زمان کار ایران  بسیار مهم است. قانون می‌گوید حداکثر کار در هفته 44 ساعت تعیین شده است. همچنین بیان می‌کند که کارگران حق دارند روزانه یک استراحت ۲۰ دقیقه‌ای بدون وقفه (در صورتی که بیش از ۶ ساعت در روز کار کنند) و ۱۱ ساعت استراحت بین روزهای کاری داشته باشند. کنترل زمان حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا ساعات کاری و زمان استراحت را مدیریت کنید تا شرکت شما مطمئن باشد که الزامات وزارت کار را برآورده می‌کند.

همچنین رعایت قوانین استخدامی مربوط به مرخصی استعلاجی، حق تعطیلات و حسابداری را تضمین می‌کند. وزارت کار همچنین از کارفرمایان می خواهد که برای ثبت سوابق و سنوات هر نیرو، ساعات کار را به درستی ثبت کنند. جدای از الزامات قانونی، بررسی زمان حضور از این حیث مهم است که بینش ارزشمندی را در مورد نیروی کار خود به شرکت‌ها ارائه می‌دهد. یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا زمینه‌های مشکل بالقوه را شناسایی کرده و اقدامات پیش‌گیرانه را برای کاهش غیبت و افزایش بهره‌وری کارکنان اجرا کنند.

4 مزیت استفاده از بهترین اپلیکیشن حضور و غیاب

جدای از موارد فوق، ردیابی حضور و غیاب کارکنان می‌تواند مزایای بیشتری را به همراه داشته باشد:

1.    باعث بهبود سوابق کارمندان و مدیریت زمان کارکنان می شود

شما می‌دانید که کارکنان شما در هر لحظه کجا هستند. این مورد زمانی می‌تواند مفید باشد که برای مثال، اگر یک موقعیت اضطراری رخ دهد، استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب یک روش آسان و کارآمد برای محاسبه میزان حضور و غیبت در شرکت است.

2.    محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس ساعات کارکرد

اگر ساعتی به کارکنان خود حقوق بدهید، به شما این امکان را می‌دهد که بینش مستقیمی از هزینه‌های زمانی داشته باشید و کنترل هزینه‌های پروژه را حفظ کنید.

3.    کارمندان به سوابق غیبت خود دسترسی دارند

این انعطاف به این معنی است که آن‌ها می‌توانند صحت ثبت حضور و یا عدم حضور خود را پیگیری کنند و در صورت نیاز تصحیح نمایند. همچنین این قابلیت برای کارمندان دورکار استفاده می‌شود.

4.    بررسی عملکرد کارکنان

ثبت زمان می‌تواند منبع ارزشمندی از اطلاعات باشد. کارفرمایان می‌توانند از آن‌ها برای ردیابی عملکرد، کشف هر گونه روند منفی و شناسایی زمینه‌های بهبود و موارد دیگر استفاده کنند. با ویژگی ردیابی زمان Factorial، می‌توانید به‌سرعت و به‌راحتی ساعات کاری همه کارمندان خود را ثبت کنید.