کنترل پروژه چیست؟ مزایا، نقش، وظایف و حوزه های آن

  در این مقاله پس از بیان اینکه برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست، به بررسی نقش و وظایف کارشناس کنترل پروژه، تفاوت مدیریت و کنترل پروژه و حوزه های کنترل پروژه پرداخته شده است.

مفهوم کنترل پروژه به معنای پیگیری، ارزیابی و گزارش دادن از جایی که شروع کردید (شاخص‌های پایه پروژه)، جایی که در حال حاضر هستید (واقعیت‌های پروژه) و جایی که در آینده به آن دارید می‌رود (پیش‌بینی‌های پروژه) است.

طبق تعریف کنترل پروژه، به معنای نگاه کردن به مشکلات اساسی و تصمیم‌گیری‌های اطلاع‌رسانی‌شده در صورت وقوع تغییرات و همیشه هماهنگ کردن برنامه خود با واقعیت است.

بدون برنامه ریزی و کنترل پروژه، پروژه شما احتمالاً به سمت خارج شدن از مسیر خود پیش خواهد رفت، زیرا انحرافات از برنامه پروژه اصلی بسیار شایع هستند. این انحرافات ممکن است به هر دلیلی (مانند رخدادهای غیرمنتظره مانند عضو تیمی که بیمار شده یا تغییرات در دامنه پروژه) به وجود بیایند.

به عبارت دیگر، با وجود کنترل و برنامه‌ریزی خوب یک پروژه، شما می‌توانید پیشرفت آن را پیش‌بینی کنید. و با نبود کنترل پروژه، شما نخواهید توانست به مدیریت ریسک پروژه بپردازید. بنابراین بدون کنترل پروژه نمیتوانید ریسک‌های ناشی از تغییرات غیرمنتظره در زمان، منابع، برنامه زمانی و هزینه‌های پروژه را مدیریت کنید.

وظایف کنترل پروژه چیست؟

در کل، تیم کنترل پروژه به پرسش‌های حیاتی زیر پاسخ می‌دهد:

• اکنون کجاییم؟

• آیا هیچ مشکل یا خطری وجود دارد؟

• چه کارهایی را انجام داده‌ایم؟

• آیا ما داریم همان چیزی را که مشتری انتظار دارد تحویل می‌دهیم؟

• آیا پیشرفت ما مطابق با زمان‌بندی هست؟ (یا نیاز به بیشتر کردن زمان داریم؟)

• ردیابی بودجه‌ی ما چطور است؟

• آیا ما قادر خواهیم بود به مراحل بعدی پیش برویم؟

• آیا چیزی جدید درباره مسائلی که سعی در حلشان داریم، یاد گرفته‌ایم؟

• آیا هیچ تغییری ایجاد شده است؟ تاثیر این تغییرات بر زمان‌بندی، بودجه و کیفیت پروژه چیست؟

با رعایت همه اصول کنترل پروژه، می‌توان نتیجه گرفت که برنامه ریزی و کنترل پروژه مناسب، احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد. در واقع، بر اساس یک گزارش نظرسنجی در سال 2022، ۹۴٪ پروژه‌های موفق، مراحل کنترل پروژه را به عنوان "حیاتی"، "خیلی مهم" یا "مهم" می‌دانند.

پس از درک اینکه کنترل پروژه به چه معناست و وظایف کنترل پروژه چیست، مزایای کنترل پروژه در مدیریت پروژه، تشریح می‌شود.

مزایای کنترل پروژه

بی‌شک آموزش مفاهیم کنترل پروژه نقش زیادی در موفقیت پروژه دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که مدیران پروژه که کنترل‌ها را "بحرانی" می‌دانند دو برابر بیشتر شانس دستیابی به اهداف پروژه را دارند. برعکس آن؟ آنهایی که اهمیت کنترل پروژه را نادیده می‌گیرند، 3 برابر بیشتر احتمال دارند شکست بخورند.

فواید تکینیک های کنترل پروژه:

• تصمیم گیری بهتر: برنامه ریزی و کنترل پروژه دید کاملی درمورد KPI ها به شما می‌دهد. همچنین در تصمیم‌گیری‌هایی که با اختلاف همراه هستند شما را یاری می‌دهند.

• پیش بینی بیشتر پروژه: با دید بهتر به KPI ها، مدیریت منابع و پیش بینی هزینه و بودجه، شما می‌توانید پیش‌بینی بهتری برای پایان پروژه داشته باشید. این، به نوبه خود، به شما در مدیریت بهتر منابع کمک می کند.

• دید عمیق‌تر به پیشرفت و سلامت مالی پروژه: یکی دیگر از مزایای کنترل پروژه درمورد تغییرات بودجه و دامنه داخل تیم و مشتری به شما کمک می‌کند.

• برنامه‌ریزی پروژه بهینه شده: از داده‌ها و برداشت‌های عملکردی کنترل پروژه برای برنامه‌ریزی بهتر پروژه‌های آتی کسب مزیت رقابتی بیشتر استفاده کنید.

تفاوت بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه چیست؟

اگر چه در مدیریت و کنترل پروژه اشتراکات زیادی دارند، اما تفاوت کنترل و مدیریت پروژه وجود دارد.

برنامه ریزی و کنترل پروژه بر روی تولید، برنامه زمانبندی و اطلاعات هزینه پروژه تمرکز دارد. هدف کنترل پروژه پیگیری تمام اجزای پروژه به منظور جلوگیری از هزینه‌های اضافی و خروج پروژه از مسیر آن است. این اجزا از افراد مشمول تا بودجه و زمانبندی را شامل می‌شود.

نقش کارشناس کنترل پروژه چیست؟

کارشناس کنترل پروژه مسئول پیگیری پیشرفت پروژه‌های برنامه‌ریزی شده، تجزیه و تحلیل ایرادات و اصلاح مسیر در صورت نیاز می‌باشد. اما شما به طور ضروری نیازی به کنترل کنندگان پروژه مجرب ندارید. یک مدیر پروژه می‌تواند همان مسئولیت های کنترل پروژه را بر عهده بگیرد.

به خاطر داشته باشید که کارشناس کنترل پروژه، از زمانی که پروژه در حال اجرا است آغاز نمی شود، بلکه در فاز برنامه ریزی پروژه شروع می‌شود. در صورتی که قصد دارید یک کارشناس کنترل پروژه شوید آموزش کنترل پروژه با شرکت در بهترین دوره کنترل پروژه کمک بزرگی به شما خواهد کرد.

حوزه های کنترل پروژه

دستاوردهای آموزش کنترل پروژه، برای مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه‌های آینده بسیار ارزشمند است. با این حال، روش های مدیریت پروژه شامل استفاده از اطلاعات حاصل از کنترل پروژه است. با استفاده از این اطلاعات می‌توان تصمیمات اطلاعاتی و مسئولانه برای پروژه در دست اجرا گرفت. بنابراین، برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل جمع‌آوری اطلاعات (جنبه نظری) است و مدیریت پروژه شامل اجرای اطلاعات با هدایت تیم و منابع (جنبه عملی) است. 5 حوزه کنترل پروژه عبارتند از:

1. تغییرات پروژه

تغییرات پروژه (به ویژه تغییرات دامنه) عدم ردیابی دامنه پروژه از ابتدا، شناسایی نفوذ دامنه را دشوار می‌کند. با پیگیری تغییرات پروژه توست کارشناس کنترل پروژه، نه تنها متغیرهای دامنه پروژه را می‌توان شناسایی کرد، بلکه می‌توان درست و به موقع آن‌ها را ارتباط برقرار کرد. همچنین، شما می‌توانید تأثیر هر تغییر را بهتر درک کنید و از نتایج به دست آمده برای مدیریت پروژه‌های آینده بهبود یابید.

2. هزینه، بودجه و برنامه زمانبندی

احتمال تأخیر در تامین بودجه در صورتی که هزینه و برنامه پروژه را کنترل نکنید بسیار رایج است. به عنوان مثال، یک اشتباه محاسباتی می‌تواند باعث کسری بودجه شود.

اگر کنترلی روی هزینه، بودجه و برنامه زمانبندی پروژه وجود داشته باشد، می‌توانید هزینه‌ها و زمانبندی پروژه را با دقت محاسبه کنید. همچنین می‌توانید درک بهتری از تغییرات هر یک داشته باشید و از نتایج به دست آمده برای مدیریت بهتر پروژه در آینده استفاده کنید.

3. خطرات و مسائل پروژه

با وجود یک فرآیند کنترل پروژه، می‌توانید خطرات را بهتر مدیریت کنید. به طور کلی، شناسایی و پیش‌بینی خطرات محتمل و پی‌گیری مداوم آنها به شما کمک می‌کند تا به موقع آنها را شناسایی کنید. درعوض، امکان برنامه‌ریزی رفع مشکل در زمان مشخص و در عین حال اطمینان از پیشرفت کار به شکل پیش‌بینی شده را به شما می‌دهد.

4. منابع انسانی

بدون اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه، شما به اطلاعات کافی در مورد افراد آماده برای کار، کسی که باید مسئولیت وظایف خاصی را بر عهده بگیرد و مسئول یک کار، دسترسی ندارید.

بدون آموزش کنترل پروژه، شما نمی‌توانید در دسترسی منابع انسانی بهینه باشید. در واقع، ممکن است به دلیل مدیریت منابع ناکافی، با تأخیر و افزایش هزینه پروژه مواجه شوید. با برنامه ریزی و کنترل پروژه و نظارت بر منابع در یک مکان، می‌توانید قبل از آنکه خیلی دیر شود، ریسک‌ها را کاهش دهید.

برای مثال، به دنبال کسانی که بیش‌ازحد درگیر کار بوده و یا افرادی که کار سبک‌تری دارند باشید. به همین ترتیب، با مدیریت افراد در سطح پورتفولیو، بهتر وظایف را اختصاص دهید. برای کاهش ریسک پروژه در زمان واقعی، در صورت بروز مشکل با نفر اول، می‌توانید به سرعت وظایف را به شخص دیگری منتقل کنید.

5. کیفیت پروژه

درنهایت، کنترل کیفیت پروژه، تضمین می‌کند که تمام انتظارات داخلی و مشتریان برآورده شده باشند. همچنین اطمینان می‌دهند که تمام وظایف زیر یک پروژه کامل شده باشند. درواقع، این روشی است که آژانس‌های موفق، مطمئن می‌شوند که تمام کارهای مشتریانشان با کیفیت بالا انجام شود و به آنها در برتری در مقابل رقبا کمک می‌کند.